PDI Perjuangan merupakan satu satunya partai politik pertama di Asia yang baru-baru ini meraih manajemen mutu ISO 9001:2015. Hal ini merupakan buah hasil kerja keras kesekretariatan DPP PDI Perjuangan, dimana proses serta tahapan yang panjang untuk meraih manajemen mutu itu nyatanya mampu dilewati.
Bagaimana proses serta jalan panjang yang harus dilewati oleh Partai Besutan Megawati Soekarnoputri itu, sehingga mampu menjadi partai pertama di Asia yang meraih menajemen mutu atau ISO 9001:2015. Berikut petikan wawancara langsung jurnalis Gesuri.id Haerandi dengan Kepala Kesekretariatan DPP PDI Perjuangan Yoseph Aryo Adhi Dharmo, Kamis (11/8/2022).
1. Apa saja tahapan yang harus dijalankan untuk meraih ISO 9001:2015?
Untuk tahapan ini sebenarnya sudah sertifikasi, kemarin merupakan proses re-sertifikasi, jadi sertifikasi awal itu kita dapatkan di tahun 2016, sertifikat baru muncul Januari 2017 sudah berjalan sebelum kepemimpinan bapak Irfansyah, selesailah pandemi itu 2020-2021 harusnya dalam periodisasi 2020 sudah re-sertifikasi.
Akhirnya baru kemarin kita melakukan re-sertifikasi, dan akhirnya melakukan semacam recharge atau capacity building dari tim kami di kesekretariatan dimana awalnya tim berjumlah 17 orang setelah diseleksi lebih ketat lagi akhirnya menjadi tim 12 ISO Capasity Building.
Dari tim Capacity Building munculah tahapan-tahapan itu, kita harus melakukan audit internal yang dilaksanakan selama 2 hari yaitu 22-23 Juli, setelah itu tahapan berikutnya manajemen review ini kita melengkapi persyaratan yang harus dilakukan dari ICSM sebagai penyelenggara ISO di tanggal 25 Juli hasil dari audit internal, dari hasil manajemen riview itu akhirnya disepakati dan diadakanlah audit external oleh ICSM.
Audit internal itu dilaksanakan oleh kami. Jadi misalkan disini ada 3 Deputi diantaranya Deputi Internal, Deputi Pemerintahan Luar Negeri dan Deputi Kerakyatan. Ketika kita mau mengaudit Deputi Internal berarti dari lintas 2 deputi ini yang akan mengaudit, begitupun sebaliknya, inilah yang disebut audit internal karena persyaratan dari ICSM seperti itu.
Dari audit internal, manajemen review sampai audit eksternal 27-28 Juli kita melakukan audit eksternal dari ICSM akhirnya tanggal 28 sore hari kami sudah mendapat gambaran dari ICSM jika kita sudah memenuhi tahapan tahapan bagaimana mendapatkan re-sertifikasi, akhirnya baru kemarin kita serah terima hasil re-sertifikasi.
Eksternal audit itu tidak ada temuan yang minor atau mayor tapi sifatnya observasi kita sudah dapat tetapi tidak perlu menunggu perbaikan itu sudah memenuhi syarat untuk diterbitkan sertifikat SNI ISO yang baru yang berlaku dari ICSM tahun Agustus 2022 ini sampai dengan Agustus 2025, walaupun setiap tahunnya harus melakukan evaluasi yang seperti tahapan tadi yaitu internal audit, manajemen review dan diakhiri dengan eksternal audit setiap tahun.
Jadi sertifikat ISO ini berlaku selama 3 tahun, dan didalam perjalanan menuju 2025 ini setiap tahun itu dilakukan audit internal, manajemen review audit eksternal itu dilakukan sampai pada tahun 2025 kita re-sertifikasi lagi.
2. Audit Internal meliputi apa saja?
Banyak hal yang masuk dalam lingkup audit internal misalkan bidang personalia. Ketika dulu pada tahun 2016 itu sudah ada SOP atau SOP Manajemen kesekertariatan seperti perijinan, ijin sakit, apakah dia mengisi form-formnya kode dari ISO sebagai bentuk kita mendapatkan persyaratan ISO.
Contohnya, form ijin, sakit, cuti, lembur itu baru dari satu bidang pesonalia. Itulah yang diaudit sesuai atau tidak, misalkan sebagai staf saat cuti saya mengajukan cuti tidak, terus ditandatangani oleh atasan deputi terkait. Ketika itu tidak dilakukan maka itu menjadi temuan observasi tadi. Begitupun yang lainnya dan itu sangat rinci dan ada form-from khusus setiap bidang dan deputi sesuai kebutuhan.
3. PDI Perjuangan secara lembaga atau partai memiliki banyak SDM, bagaimana mengelolanya?
Saat saya mengelola SDM itu stretchingnya adalah membangun kesadaran dan kepedulian. Ini SDM ada yang saya upgrading bagian salah satu membangun kepedulian, terus mereka juga muncul serta terpetakan, dari SDM-SDM yang ada ini bisa di upgrading tidak. Saya berusaha merangkul lewat system ISO ini karena didalam sistem ISO ini. Ketika dia tidak mengikuti alur yang ada dan sudah disepakati berarti soal awareness atau kepeduliannya dia tidak ada.
Dari hal itu saja sangat sederhana kita bisa melihat bahwa yang bersangkutan ini kerja asal kerja tidak ada kemauan untuk mengembangkan diri, sebenarnya yang saya bangun itu semangat kebersamaan untuk sama sama bisa mengembangkan diri, karena seperti kemarin mohon maaf saat masuk ke kantor ini ada satgas-satgas.
Dimana satgas-satgas ini ada yang tidak lulus SD dan SMP tapi kan kita tidak mungkin serta merta dibuang mereka, jadi ketika masuk saya bilang oke, coba dibuatkan program untuk mereka mengikutin Paket C karena mohon maaf ada yang tidak bisa menulis dan membaca.
Jadi saya melihat misalnya deputi ini lemahnya dibagian ini, makanya kemarin saya melakukan restrukurisasi dari struktur yang lama, kenapa baru dilakukan sekarang, kenapa bisa dilakukan sekarang karena simultan. ISO ini re sertifikasi akan kita tempeli restrukturisasi, karena saya melihat struktur yang lama itu ada tumpang tindih meskipun tidak terlalu jauhlah, misalkan deputi kerakyatan terlalu gemuk SDM nya deputi ini sedikit. Itu mulai ada beberapa yang saya mix bisa kita geser ke deputi yang lain agar bebannya tidak terlalu berat disatu deputi.
4. Apakah pengelolaan SDM ini hanya lingkup DPP atau hingga DPC?
Untuk saat ini saya sebagai kepala sekretariat mengurusi SDM yang ada di kantor DPP dan di sekolah partai itu yang menjadi tanggung jawab saya, tetapi memang semangatnnya ibu Ketua Umum Megawati Soekarnoputri soal ISO ini akan kita tularkan kepada DPD dan DPC.
Jadi semangat ibu seperti ini kerja-kerja menuju partai modern itu kita harus membenahi dari internal dulu sistem manajemennya dan saya sepakat ketika manajemen ini linkmatchnya tidak ketemu pasti akan crowded (kacau).
Kacaunya dalam hal misalkan sistem alur tata surat menyurat pengarsipan yang dilematis apalagi tuntutan sekarang semua serba digital. Arsip itu pelan pelan kita sudah mulai jalani, memang ketika saya baru masuk disini saya melihat banyak dalam perjalanan mengevaluasi ISO dari 2017 yang kurang lebih 4 tahun itu.
Saya mengevaluasi itu bahwa perlu ada penyesuaian. Bahasa saya bahwa yang lama itu banyak hal dan seharusnya bisa kita lakukan tapi tidak kita lakukan, maka kami dari tim bikin tahapan ini ketika disini tahapan itu kita lalui semua kita jalani sebagaimana prosedur persyaratan.
Akhirnya kami pun menyampaikan kepada daerah mereka akan bisa mengikuti pola kita. Ketika ini sudah terstruktur rapih, struktur-struktur, tata surat menyurat dari bagian-bagian ini yang akan kita tularkan kepada teman teman DPD dan DPC.
Memang tahapan pertama paling mudah DPD dulu tingkat provinsi yang berjumlah 34 bahkan info dari ICSM dulu sempat semangatnya pak Sekjen Hasto itu akan dimulai di wilayah Jawa terlebih dahulu, Jawa Tengah, Jawa Barat, Jawa Timur, Yogyakarta. Itu mau dilakukan seperti assesment untuk dilakukan ISO, namun saya melihat semangatnya bagus tapi ketika kita disini belum tertata rapih dan itu pasti akan repot.
Jadi yang mendapatkan ISO ini baru di tingkat DPP jadi manajemen tapi ketika nanti tingkat turunannya yaitu DPD dan DPC ISOnya pun sama 90001:2015.
5. Kendala-kendala yang dihadapi dalam proses mendapatkan ISO ini apa saja?
Kendala yang dihadapi sangat banyak namun dalam hal ini kendala yang paling berat adalah pengelolaan SDM, karena seperti ini kita bukan lembaga profit yang begitu ketat dalam proses alur penerimaan.
Kalau misalnya dengan lembaga profit karena berkorelasi ketika SDM ini menjadi aset yang unggul berarti profit pasti akan tercapai pastikan ada target.
Ketika target ini ekspestasi tinggi tapi SDM-nya tidak mumpuni tidak berjalan dan tidak akan tercapai, yang kami hadapi saat ini SDM yang sudah ada kita maksimalkan serta kembangkan, memang akhirnya seperti yang saya bilang hal seperti ini akan membuat capek.
Karena dengan SDM yang ada kita akhirnya harus mendriling sendiri, harus begini begitu padahal sudah ada SOP, tapi cara menjalankan SOP secara konsistensi saja susah.
6. Salah satu metode yang dilakukan untuk peningkatan SDM seperti apa?
Kami berencana dimulai dari ISO ini karena dalam ISO ini stepnya ada salah satunya nanti itu mengenai peningkatan kualitas serta kapasitas, kami menyampaikan itu pelan pelan nanti akan kita tata, artinya kan saya perlu ada tools.
Ketika orang ini mengikuti capacity building kualitasnya dia membaik berarti saya perlu suatu tools dimana ada reward dan punishment saat bicara kinerja.
Berarti kinerja dia mulai meningkat, mulai ada perbaikan karena disini tidak berbeda dengan seperti lembaga lembaga lain seperti lembaga profit yang dimana memiliki jenjang yang jelas.
Kita belum memiliki toolsnya hanya semangat itu yang kita mau bangun.Makanya saat ini kita sedang mempersiapkan pelatihan pelatihan apa yang perlu diikutin dan sedang kita rancang.
7. Seberapa penting raihan ISO ini secara kelembagaan?
Secara kelembagaan ini penting, karena kadang kita itu secara manajemen “mohon maaf jangan seperti manajemen warung” dimana saat kita buka dan tutup hanya catatan buku sederhana tetapi kita secara kelembagaan kita yang begini besar notabene kita bersinggungan dengan yang telah ada kita di daerah ada 34 DPD, 514 DPC, 3283 DPRD belum lagi jumlah kepala daerah yang kurang lebih 300an ditambah orang yang mengikuti pendidikan pendidikan kader di kita.
Ketika kita secara kelembagaan manajemen tidak kuat ambruk kita, karena jika sistem sudah memiliki pola kita pemetaan jika terjadi masalah itu mudah, misal ketika ada kebijakan yang salah seperti DPPnya ibu Megawati itu berjumlah 27.
Ketika ada salah satu DPP memerintahkan atau membuat surat instruksi untuk membuat program, dan ternyata kegiatan ini berbenturan dengan DPP yang lain kadang tumpeng tindihnya. Seperti itulah yang akhirnya kenapa saya katakan, ketika dia tertata apabila ada instruksi yang keluar dalam membuat program sudah jelas bidangnya.
Disitulah kegunaan kelembagaan itu dalam hal ini ISO itu, saya juga mengharapkan starting ini menjadi bagian saya berusaha melakukan seleksi terhadap SDM SDM yang ada secara bertahap.
Normatifnya kita sudah punya tupoksi serta tools di organisasi, kita punya SOP dimana tentunya hal itu dievaluasi serta diperbaiki secara terus sesuai dengan SDM yang ada, tapi secara kelembagaan tujuan ISO ini menstandarkan apa yang sudah kita punya.
Dengan standar ISO ini akan terus dievaluasi serta kembangkan secara terus menerus disesuaikan dengan kepentingan sesuai dengan fungsi kesekretariatan ini adalah supporting kepada DPP di dalam standar ISO.
Hal itu sebagai supporting pada prinsipnya market driver artinya apa keinginan yang kita mau layani, yang dalam hal ini internal adalah DPP pihak lain eksternal misalnya KPU, BPK, ini yang kita harus penuhi keinginan mereka dalam hal ini yang paling dekat adalah DPP.
Bagaimana sekretariat bisa menyajikan data yang dibutuhkan DPP dengan sistematika yang tepat. Artinya bisa dibayangkan SDM seperti apa yang kita butuhkan, kita tidak butuh SDM yang wah tapi setidaknya mumpuni.
8. Harapannya terkait raihan manajemen mutu atau ISO 9000;2015?
Saya berharap dengan raihan ISO ini menjadi titik saya bisa mulai meng-up SDM-SDM yang kita miliki.
Sumber: gesuri.id
